Un buen recepcionista es organizado, se comunica bien

Estamos buscando un recepcionista para administrar nuestra recepción diariamente y realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina.

¿Qué hace un recepcionista?
Como recepcionista, será el primer punto de contacto de nuestra empresa. Los deberes de nuestro recepcionista incluyen ofrecer apoyo administrativo en toda la organización. Darás la bienvenida a los invitados y saludarás a las personas que visiten el negocio. También coordinará las actividades de recepción, incluida la distribución de correspondencia y la redirección de llamadas telefónicas.

Para tener éxito como recepcionista, debe tener una personalidad agradable, ya que esta también es una función de servicio al cliente. También debe ser capaz de hacer frente a las emergencias de manera oportuna y eficaz, al mismo tiempo que agiliza las operaciones de la oficina. Las habilidades multitarea y de manejo del estrés son esenciales para este puesto. Este rol puede requerir trabajar en turnos, por lo que la flexibilidad es una ventaja.

En última instancia, los deberes y responsabilidades de un recepcionista son garantizar que la recepción reciba a los huéspedes de manera positiva y ejecute todas las tareas administrativas con los más altos estándares de calidad.

Responsabilidades
Recibir y dar la bienvenida a los invitados tan pronto como lleguen a la oficina.
Dirigir a los visitantes a la persona y oficina apropiada
Responder, filtrar y reenviar llamadas telefónicas entrantes
Asegúrese de que el área de recepción esté ordenada y presentable, con todos los artículos de papelería y materiales necesarios (por ejemplo, bolígrafos, formularios y folletos)
Proporcionar información básica y precisa en persona y por teléfono/correo electrónico
Reciba, clasifique y distribuya correo/entregas diarias
Mantenga la seguridad de la oficina siguiendo los procedimientos de seguridad y controlando el acceso a través del mostrador de recepción (controle el libro de registro, emita pases de visitante)
Pida suministros de recepción y mantenga un inventario de existencias
Actualizar calendarios y programar reuniones
Organizar viajes y alojamiento, y preparar vales
Mantener registros actualizados de los gastos y costos de la oficina
Realizar otras tareas administrativas de recepcionista, como archivar, fotocopiar, transcribir y enviar faxes
Requisitos y habilidades
Experiencia laboral demostrable como recepcionista, representante de la oficina principal o puesto similar
Competencia en el paquete de Microsoft Office
Experiencia práctica con equipos de oficina (por ejemplo, máquinas de fax e impresoras)
Actitud y apariencia profesional.
Sólidas habilidades de comunicación verbal y escrita
Capacidad para ser ingenioso y proactivo cuando surgen problemas.
Excelentes habilidades organizativas.
Habilidades multitarea y de gestión del tiempo, con la capacidad de priorizar tareas
actitud de servicio al cliente
Título de instituto